Vi ser etter en Lagspiller som er strukturert, proaktiv og handlekraftig administrasjonskoordinator som vil være en nøkkelperson i vår organisasjon.

Rollen går utover tradisjonell administrasjon og innebærer tett operativ støtte til selskapets øverste ledere innen drift, administrasjon og HR, med ansvar for struktur, koordinering og oppfølging av prioriterte oppgaver. Du vil bidra til god flyt i organisasjonen, sikre effektive prosesser og være en viktig støtte for både ledelse og ansatte, slik at alle kan fokusere på det de gjør best. Dette er en rolle for deg som trives med ansvar, variasjon og utvikling, og som motiveres av å jobbe i et selskap i vekst.

Rollen – en sentral funksjon i organisasjonen

Som administrasjonskoordinator blir du en del av selskapets servicesenter og en sentral støttefunksjon på tvers av organisasjonen.
Du vil bidra til struktur, effektiv drift og gode administrative prosesser, i tett samarbeid med ledelse, ansatte, kunder og leverandører.

Arbeidsoppgaver

Administrasjon og drift

• Overordnet ansvar for resepsjon, sentralbord og kundemottak
• Koordinere møterom, møtemat, posthåndtering og administrative rutiner
• Planlegge og gjennomføre interne og eksterne arrangementer
• Innkjøp av utstyr, arbeidstøy og rekvisita
• Bidra til struktur og forbedring av interne rutiner

Organisasjonsstøtte

• Bistå i rekrutteringsprosesser, herunder koordinering, innkalling og administrativ oppfølging
• Bidra i HR-prosesser som medarbeiderundersøkelser og administrativ oppfølging
• Bistå med koordinering av kurs og opplæringstiltak
• Nyhetsbrev og annen informasjon fra ledelsen

• Besvare henvendelser til servicesenter

Støtte til ledelse

• Administrativ støtte til daglig leder, driftsdirektør og HR-direktør
• Bistå med rapportering og oppfølging av interne prosesser
• Referent i møter og oppfølging av beslutninger

Stillingen vil utvikles i takt med selskapets behov og din kompetanse.

Hvem er du?

• En lojal og engasjert lagspiller
• Strukturert, systematisk og selvgående
• Trives i et høyt tempo og håndterer flere oppgaver parallelt
• Serviceinnstilt og trygg i dialog med mennesker på alle nivå
• Digitalt kompetent og rask til å lære nye systemer
• Opptatt av orden, forbedring og effektivitet
• Har tatt i bruk AI-verktøy for å jobbe mer effektivt og strukturert

Erfaring fra administrasjon, HR, økonomi eller lignende er en fordel, men ikke et krav. Personlige egenskaper og motivasjon vektlegges høyt.

Hva tilbyr vi?

• En sentral og synlig rolle i et selskap i utvikling
• En variert arbeidshverdag med stor grad av ansvar
• Tett samarbeid med ledelsen og gode påvirkningsmuligheter
• Mulighet til å utvikle og forbedre rutiner og prosesser
• Et inkluderende og utviklingsorientert arbeidsmiljø

Om arbeidsgiveren

Ability har siden oppstarten i 1991 blitt et av Norges største Facility Management-selskaper, med ca. 1700 medarbeidere og en omsetning på rundt 800 millioner kroner. Selskapet er nasjonalt, med hovedkontorfunksjoner i Bergen og Oslo, samt regionale avdelinger i Stavanger og Trondheim og mindre avdelinger i Kristiansand og Haugesund. Selskapet leverer fremtidsrettede tjenester innen Facility Management, inkludert renhold, kantine- og personalrestauranter, hotelldrift og eiendomsservice. Vi leverer relevante tjenesteløsninger til våre kunder i dag og for fremtiden. Innovasjon er en forutsetning for at vi skal utvikle oss som selskap. Vi tar ansvar for bærekraft og jobber aktivt med miljø og samfunnsansvar, tett knyttet til våre forretningsmål og verdier.

I Ability er vi stolt av vårt mangfold, og ønsker de som vil være med på å bidra til entusiasme i alt, velkommen.

Vår kultur er bygget på verdisettet LEKER: Lagspiller – Engasjert – Kompetent – Effektiv – Respekt.

Er du nysgjerrig og kjenner deg igjen i beskrivelsen, kan du bli vår nye kollega og lagspiller.

Vi vurderer søknader fortløpende.